Wie leitet man ein Fotostudio? Die besten Tipps für Studioorganisation und Arbeitsabläufe

Die Leitung eines Fotostudios ist eine zusätzliche, aber unverzichtbare Aufgabe für jeden selbstständigen Fotografen, der sich für diesen Beruf entscheidet. Wie in jedem Unternehmen sind in einem guten Studio neben den rein fotografischen Fähigkeiten auch ein gewisses Maß an Vertriebs- und Marketingwissen erforderlich. Als Managerin oder Manager sind Sie bestrebt, perfekte Inhalte zu produzieren und die Wünsche Ihrer Kunden zu erfüllen. In unserem umfassenden Leitfaden skizzieren wir die Herausforderungen, die auf dem Weg zu einem effektiven Studiomanagement vor Ihnen liegen.

Ein erfolgreiches Fotogeschäft wird sich mehr auf das konzentrieren, was für den Kunden wichtig ist, als auf die Verwirklichung einer eigenen fotografischen Vision. Das bedeutet, dass man drei grundlegende Faktoren von Anfang an im Auge behalten muss:

• Lieferzeit
• Preis
• Qualität

Erfahrene Kunden werden verstehen, wie schwierig es ist, all diese Dinge gleichzeitig zu haben und nicht zu erwarten, dass alle drei Aspekte gleichermaßen und sofort erfüllt werden. In den meisten Fällen wird es ausreichen, so schnell wie die Konkurrenz zu sein, während der Preis verständlicherweise der Qualität folgen wird. Die Schaffung eines Bewusstseins für das Verhältnis zwischen Preis, Zeit und Qualität wird eine der wichtigsten Aufgaben sein, die Sie in Ihr Studio-Management aufnehmen sollten.

Welche anderen Fragen sollten Sie vor der Eröffnung des Studios analysieren und vorbereiten? Schauen wir mal. 

Vor der Eröffnung des Studios

Ihr Fotogeschäft wird auf einem Markt arbeiten, auf dem Sie zwischen Kunden und Arbeitsleistungen koordinieren werden. Sie werden sich auch auf dem gleichen Feld wie Ihre Konkurrenz bewegen. Letztlich müssen Sie sich überlegen:

• woher die Aufträge kommen,
• ob Sie über das Internet arbeiten oder ob Sie das Produkt physisch vom Kunden erhalten,
• ob Ihre Aktionen auf den lokalen oder den globalen Markt ausgerichtet sein sollen.

SWOT-Analyse

Die berühmte SWOT-Analyse ist bei der Beantwortung dieser Fragen von großem Nutzen.

• S für Stärken 
• W für Schwächen 
• O für Chancen 
• T für Risiken

S – strengths (Stärken) – umfasst alle internen Faktoren, die Sie von der Konkurrenz abheben. Beispiele dafür sind: Zeitoptimierung, effektiver Umgang mit der Auftragswarteschlange, hochkarätige Fotografen oder schnelle Retuscheure. Es bedeutet mehr Zugang zu einzelnen Kunden und eine schnellere Bearbeitung der Aufträge – Markt- und Zeitvorteile.

W – weaknesses (Schwächen) – wird einige der externen Faktoren abdecken, mit denen Sie bei Ihrem Kampf um den ersten Platz auf dem Markt konfrontiert werden. Geringe Qualifikation der Mitarbeiter, ein angespannter Arbeitsmarkt, geringe Verfügbarkeit von Studioflächen, lange Logistikketten. Betrachten Sie Ihre Schwächen mit doppelter Aufmerksamkeit, denn Überraschungen in diesem Bereich können kostspielig sein.

O – opportunities (Chancen) – bedeutet sowohl das, was Sie als Ressource haben, als auch die Nutzung externer Chancen. Denken Sie an eine gute B2B-Kontaktdatenbank, die Sie vielleicht durch frühere Berufserfahrungen gesammelt haben (interne Chance), oder an einen lokalen Markt, auf dem es noch nicht viel Konkurrenz gibt (externe Chance).

T – threats (Risiken) – wird sich hauptsächlich auf externe Faktoren beziehen, die sich aus den Markteigenschaften ergeben. Ein mit Fotostudios übersättigter Markt, instabile Verfügbarkeit von Arbeitsmaterialien, hohe oder wechselnde Mietpreise. Wenn Sie sich der Risiken und Schwächen bewusst sind, bleiben Ihnen viele Fehler und Überraschungen erspart und Sie können sich auf den täglichen Kampf des Unternehmertums vorbereiten.

Auftragsquellen

Ein Fotostudio braucht Aufträge, um zu funktionieren. Aufträge sind der einzige Geschäftszweck Ihres Studios. Sie sorgen dafür, dass Ihre Studiofläche ausreichend genutzt wird, um Gewinne zu erzielen. Um Aufträge zu generieren, was letztlich eine Frage des Marketings ist, wenden Sie sich an:

• Kundendatenbanken – b2b und b2c
• Kundenempfehlungen
• Online-Werbung
• herkömmliche Papierwerbung

Ein gutes CRM-System hilft Ihnen, Kundenbeziehungen aufzubauen und Ihre Ziele, Aufgaben und Ergebnisse im Auge zu behalten. Es gibt sowohl kostenpflichtige Plattformen der wichtigsten Anbieter auf dem Softwaremarkt als auch kostenlose (Bitrix) mit einer Vielzahl von kostenpflichtigen Funktionen zur Optimierung Ihrer Nutzung.

Verfolgen Sie die Social-Media-Kanäle von Marketing-Gurus (ein einfacher Weg, um zu lernen), schließen Sie sich Online-Diskussionsforen oder einem lokalen Business-Club an und lesen Sie Marketing-Zeitschriften, um Wissen über die Lead-Generierung zu erwerben. Das Ziel ist es, alles zu tun, um den Kundenstamm zu erweitern und die Welt von Ihrem Fotogeschäft wissen zu lassen.

Kalender

Lernen Sie, eine gute Zeiteinteilung als Prinzip für Ihr Unternehmen zu übernehmen. Wenn Sie wissen, wie man ein Fotostudio führt, müssen Sie auch viel Zeit und Personal verwalten. Unabhängig davon, ob Sie ein eigenes Studio haben oder eines mieten, hilft Ihnen ein genauer Kalender bei der Organisation Ihrer Räumlichkeiten und Ihres Personals. Das wird sich schnell in Form von Arbeitseffizienz auszahlen.   

Was sollte ein guter Fotostudio-Kalender enthalten?

• Session- und Mietdaten für jeden Raum
• Uhrzeit und Dauer des jeweiligen Termins
• Hinweise zum Transport: Werden größere Requisiten verwendet? Wie sieht es mit den Lieferbedingungen aus?

Der Kalender sollte auch über das Engagement des Personals informieren. Wird ein zusätzlicher Assistent benötigt, um das Sofa für die Session zu tragen? Oder reicht ein Fotograf für eine anspruchsvolle Session mit Models nicht aus? Berücksichtigen Sie alle Arten von Personal und tragen Sie deren Termine ein.

Es ist sehr wichtig, im Voraus zu planen, und zwar genau. Stellen Sie sich eine Situation vor, in der die Models und die Maskenbildnerin bereits vor der Tür stehen, während Sie mit den Vorbereitungen für die Hintergründe und Requisiten noch nicht fertig sind. Das würde ein deutliches Zeichen für Ihre Professionalität sein und zu physischen Engpässen und Verzögerungen im Zeitplan führen. Dies wäre inakzeptabel, wenn die Session auf der Anmietung eines Studios durch eine externe Partei basiert, und könnte Ihrem Ruf schaden.

Für die Zwecke eines neu eingerichteten Fotostudios kann Google Kalender sehr nützlich sein und die Kosten niedrig halten – es ist ein kostenloses Tool. Es ermöglicht Ihnen, Termine und Aufgaben zu notieren, wobei die Teilnehmer aufgelistet, Notizen angehängt und Orte markiert werden. Und es ist sehr flexibel, was die Anzeige und die Synchronisierung zwischen Desktop und Handy angeht.

Arbeitsplan

Ein Teil des Kalenders, oder vielmehr seine notwendige Ergänzung, wäre ein guter Arbeitsplan für Ihre Mitarbeiter. Bereiten Sie ihn im Voraus in lesbarer Form vor, damit jeder seine Aufgaben kennt und sie rechtzeitig ausführt.

Ein mit Aufgaben gefüllter Arbeitsplan für einen Regieassistenten könnte beispielsweise folgendermaßen aussehen:

✓	7:00	Einrichten der Beleuchtung gemäß den Zeichnungen
✓	8:00	Einweisung des Personals in die Session (Models, Maskenbildner, Friseure)
✓	8:15	Beschreibung der allgemeinen Sichtweise der Session, Vorstellung der Tagesordnung
✓	*AD	Koordinierung der Arbeit des Stylisten – welches Kleidungsstück soll wann fotografiert werden.
✓	12:00	Sammeln von Bestellungen für das Mittagessen, Bestellung.
✓	*AD	Herunterladen des Materials nach jeder Einstellung
✓	18:00	Bestellung von Transportmitteln für Models

Wenn Sie erwarten, dass eine bestimmte Reihe von Tätigkeiten erledigt wird, sollten Sie Ihre Erwartungen vorher darlegen. Diese Arbeitsplan-Checklisten können ein sehr nützliches Mittel der Kommunikation sein und dazu beitragen, unnötige Missverständnisse zu vermeiden.

Die Arbeit eines Fotografen und eines Retuscheurs

Der Großteil der Arbeit in einem Fotostudio dreht sich um den Fotografen. Er kümmert sich um die Models und Kunden, ist der Hauptakteur der Session und der Vermittler zwischen den Erwartungen der Kunden und dem fotografischen Ergebnis.

Ein weiterer wichtiger Akteur ist der Retuscheur, der sich außerhalb des Studios aufhalten kann, aber mit dem Fotografen und dem Studioleiter in Kontakt bleiben muss. Die beste Wirkung ihrer Arbeit wird erzielt, wenn sie die Erwartungen klar verstehen und klare Zeitvorgaben für ihre Arbeit haben.Sowohl Fotografen als auch Retuscheure sollten bei ihren Bemühungen auf Wiederholbarkeit achten. Für das Studio ist es von Vorteil, wenn die Qualität des Ausgangsmaterials auf einem konstant hohen Niveau gehalten wird. Dies bedeutet eine präzise Beleuchtung und Produktpräsentation durch den Fotografen. Dies bedeutet konstante und klar festgelegte Richtlinien für den Retuscheur.

Angenommen, ein Kunde bestellt hundert Fotos von Kleidern. Dann ist es wichtig, dass die Beleuchtung wiederholbar ist (auf Seiten des Fotografen) und die Farben stimmig sind (auf Seiten des Retuscheurs). Die Fotos werden höchstwahrscheinlich nebeneinander in einem E-Shop, auf einer Website oder in Werbekampagnen präsentiert. Können Sie sich vorstellen, welch schlechten Eindruck ein Satz unterschiedlich getönter Fotos auf die Betrachter machen würde? Wir haben in unserem Artikel über die Vermeidung von Rücksendungen im Online-Handel ausführlicher über dieses Thema geschrieben.

Manche Kunden von Fotostudios bestellen vielleicht auch eine zusätzliche Vorauswahl des Ausgabematerials, um den Bedürfnissen ihrer Kunden gerecht zu werden. Möglicherweise eine Aufgabe für einen Assistenten des Managements. Die Sortierung nach Kategorien, die Auswahl der besten Aufnahmen je nach Verwendungszweck, all dies kann eine zusätzliche Dienstleistung zu besonderen Preisregeln sein. 

Planung der Session

Wie jede Planung nimmt auch die Konzeptarbeit viel Zeit in Anspruch und erfordert Kreativität. Stellen Sie sicher, dass Sie einige Zeitfenster in Ihrem Arbeitsablauf speziell für die Planung reservieren. Ein effektives System garantiert, dass Sie gut vorbereitet in die Sitzungen gehen und wenig Raum für Überraschungen haben.

In unserem Leitfaden über das Fotografieren von Models haben wir uns intensiver mit der Session-Planung beschäftigt. Sie lernen die Tools und vorgeschlagenen Techniken kennen, um Ihre perfekte Planungsroutine aufzubauen.

Verteilung des Ausgangsmaterials

Viele Fotostudios nehmen die Verteilung des Materials nicht ernst, um das Dienstleistungsangebot des Unternehmens auszubauen. Die Kunden nehmen gerne den Vorteil an, die Bilder direkt auf ihren Server hochzuladen, und wenn das Material nach Größe und Produkt sortiert ist, sind sie auch bereit, mehr zu zahlen. Warum geben Sie ihnen nicht eine Probezeit für Ihr Serverabonnement, und behandeln Sie es, falls sie bleiben, als zusätzliche Einnahmequelle?Eine Vielzahl von Methoden zur Bereitstellung Ihres Ausgangsmaterials wird auch das Image Ihres Geschäfts als zugänglich, kundenfreundlich und modern verbessern. Sie können einen eigenen Server für Fotos mit spezieller Software betreiben, Sie können externe Speicherdienste nutzen, und vor allem wird die Möglichkeit des Uploads auf die wichtigsten Online-Handelsplattformen mehr Kunden für Produktfotografie gewinnen.

Für diese letzte Methode müssen Sie lernen, Fotos für viele Online-Ziele zu optimieren: soziale Medien, private Server, Online-Handel und andere Kanäle, die Ihre Kunden nutzen könnten. Dazu gehören die Größenänderung und das Zuschneiden, das Entfernen des Hintergrunds sowie die Kontrolle über die Farbpalette und die Dateigröße.

Der WOW-Effekt

Als gute Studiobetreiberin oder guter Studiobetreiber sind Sie bestrebt, Ihre Kunden zufriedenzustellen und ihnen einen Funken zu geben, der sie dazu bringt, sich an Sie zu erinnern und Sie weiterzuempfehlen. Der „Wow-Effekt“ hat viel mit Ihrer Präsentation zu tun – wie professionell Sie sprechen, wie sehr Ihr Studio den Erwartungen entspricht oder wie schnell Sie arbeiten. Vergessen Sie nicht, in die Qualität des Ausgabematerials zu investieren, aber vernachlässigen Sie auch nicht die Chancen, die Sie haben, wenn Sie in den Augen des Kunden einen guten Eindruck machen.

Richten Sie Ihr Studio für die Kunden ordentlich ein, tragen Sie Kleidung, die auf Professionalität und Kreativität schließen lässt, sprechen Sie mit Selbstvertrauen und Überzeugung. Lassen Sie Ihre Lampen mit Lichtdiffusoren versehen, entfernen Sie jeglichen Plastikfolienmüll aus dem Studiobereich, halten Sie Ihre Ausrüstung in gutem Zustand, und vor allem, wenn der Kunde zuschaut. Dieser Eindruck wird die Kaufentscheidung Ihrer Kunden noch verstärken.

Der WOW-Effekt funktioniert ähnlich wie bei der Wahl eines Autos. Sowohl ein Lamborghini als auch ein gewöhnlicher Van bringen Sie im Stadtverkehr in der gleichen Zeit von A nach B, aber wer würde nicht den Lamborghini für eine Fahrt wählen?  

Verleih

Anders verhält es sich, wenn Sie das Studio an andere Fotografen oder Filmemacher vermieten wollen. Dann liegt der Schwerpunkt auf der Ausrüstung. Ihre Aufgabe ist es, einen qualitativ hochwertigen Raum zur Verfügung zu stellen, der den Bedürfnissen Ihrer Fotografen-Kunden entspricht.

Sie werden moderne Beleuchtung und clevere organisatorische Lösungen (motorisierte Arme, Drehtische, Roboter usw.) zu schätzen wissen. Eine Bestandsaufnahme Ihrer Ausrüstung hilft Ihnen bei den ersten Verhandlungen und gibt Ihren Kunden einen Überblick, bevor Sie das Studio zeigen.

Sie können den gesamten Studioraum, Teile davon oder einzelne Geräte mieten. Es ist ein wachsender Trend, die Ausrüstung stückweise auf kurzfristiger Basis zu mieten, so dass Sie vielleicht froh sein werden, die steigende Welle auf dem Markt zu erwischen.

Steuern

Alle Ateliers arbeiten innerhalb des vom Staat vorgegebenen rechtlichen Rahmens. Als Leiter eines kleinen Unternehmens oder sogar als Geschäftsinhaber sind Sie verpflichtet, sich mit Buchhaltung und juristischen Unterlagen zu befassen.

Bereiten Sie Ihre Vertragsentwürfe und Studioregeln gemeinsam mit einem Anwalt vor. Die Beauftragung eines Buchhalters spart sicherlich Zeit bei der Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen. Zwar entfällt dadurch nicht der mühsame Teil, sich um die ordnungsgemäße Dokumentation der Transaktionen und deren Aufbewahrung zu kümmern, aber andererseits können Sie dies als eine Übung in Präzision und Zuverlässigkeit betrachten.

Mit einem angestellten Buchhalter haben Sie mehr Zeit, sich auf die kreative Seite Ihres Studiomanagements zu konzentrieren. Dennoch wird es eine Person geben, die Sie täglich an die geschäftliche Seite erinnert. Die meisten Fotostudio-Manager sind Personen mit einem fotografischen Hintergrund, die Fotosessions und die Auswahl der Ausrüstung lieben, aber nicht unbedingt die Formalitäten. Kein Grund zur Sorge – mit den heutigen Möglichkeiten des Outsourcings können Sie Ihre fotografische Leidenschaft mit den geschäftlichen Anforderungen in Einklang bringen.

Software für das Management von Fotostudios

Die Welt der Fotografie kann durch die Welt der Informatik effektiv unterstützt werden. Neben typischer Business-Management-Software (CRM, Buchhaltung, Kalender, Löhne) gibt es auch Plattformen, die speziell für den Betrieb eines Fotostudios entwickelt wurden. Finden Sie heraus, ob Creative Force (creativeforce.io) oder Shotflow (shotflow.com) Ihren Bedürfnissen entspricht. Testen Sie die Funktionen sorgfältig, erstellen Sie Dashboards, nutzen Sie automatisierte Arbeitsabläufe, und Sie werden vielleicht viel Zeit für die kreative Seite der Fotografie sparen.

Wie bereitet man sich auf den Betrieb eines Fotostudios vor?

Der Betrieb eines Fotostudios ist ein Unternehmen für Sparfüchse und erfordert in der Vorbereitungsphase ein hohes Maß an Marktforschung. Die Erstellung eines seriösen Businessplans kann der erste Schritt sein – er macht Ihnen die Kosten und die Rentabilitätsschwelle bewusst.

Berücksichtigen Sie die potenziellen Gehälter Ihrer Mitarbeiter, die Immobilienkosten, die Abonnements für digitale Plattformen, die Marketingausgaben und natürlich die Anschaffung und den Unterhalt der Geräte. Durch einen Vergleich mit Ihrem Session- und Mietpreissystem finden Sie heraus, wie viele Aufträge nötig sind, um die Rentabilität sicherzustellen.

Die SWOT-Analyse wird Ihnen helfen, ein allgemeines Bild von Ihnen und Ihrem Unternehmen auf dem Markt zu zeichnen, während der Businessplan alle Annahmen konkretisieren wird. Die Gründung eines Fotostudios unterscheidet sich nicht von der Gründung eines anderen Dienstleistungsunternehmens. Bereiten Sie sich auf die Rahmenbedingungen vor, die Ihr Land bietet, halten Sie Kontakt zu den Kunden und achten Sie auf die Qualität der Dienstleistungen. 

Der Weg ist frei!